Kasy fiskalne są nieodłącznym elementem wielu działalności gospodarczych w Polsce. Jednak ich posiadanie wiąże się nie tylko z codziennym użytkowaniem, ale również z koniecznością spełniania wymagań formalnych – jednym z nich jest regularny przegląd techniczny. Sprawdź, na czym polega ten obowiązek, jak często należy przeprowadzać przegląd i co grozi za jego brak. Poniżej przedstawiamy informacje dotyczące przeglądów kas fiskalnych oraz kwestii związanych z wymianą modułu fiskalnego.
Na czym polega przegląd techniczny kasy fiskalnej w 2025r.?
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej ma obowiązek poddawać ją regularnym przeglądom technicznym. Celem tych przeglądów jest zapewnienie, że urządzenie działa prawidłowo i spełnia wymagania określone w przepisach prawa. Przepisy mówią, że przedsiębiorca ma obowiązek przeprowadzać przegląd nie rzadziej niż co 24 miesiące. Liczy się data ostatniego przeglądu wpisana do książki serwisowej urządzenia lub – w przypadku kas fiskalnych online – zapis elektroniczny.
Przegląd techniczny kasy ma na celu sprawdzenie, czy urządzenie działa prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. W trakcie kontroli serwisant weryfikuje m.in.:
- Plomby i obudowę – czy urządzenie nie było otwierane bez autoryzacji.
- Czytelność wydruków – test paragonu, raportu dobowego i miesięcznego.
- Oprogramowanie – zgodność wersji firmowej z wpisem w książce kasy.
- Wyświetlacz, klawiaturę, baterię, zegar – poprawność działania.
Kasy fiskalne online, czyli te podłączone do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), również podlegają przeglądom. Choć urządzenie automatycznie przesyła dane do systemu, nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązku okresowej kontroli technicznej. Po zakończeniu przeglądu, serwisant dokonuje odpowiednich wpisów w książce kasy oraz, w przypadku kas online, zapisuje przegląd w pamięci fiskalnej urządzenia.
Niewykonanie obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej skutkuje przede wszystkim utratą prawa do ulgi na jej zakup (jeśli była przyznana). Jeśli przegląd nie zostanie wykonany w terminie, fiskus może nałożyć konsekwencje finansowe. Zgodnie z art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, kara ta wynosi 300 zł.
Wymiana modułu fiskalnego a przegląd kasy fiskalnej
Moduł lub pamięć fiskalna ma ograniczoną pojemność. Po jej zapełnieniu kasa blokuje wystawianie paragonów. Wymiana (zazwyczaj dokonywana na miejscu przez uprawnionego serwisanta) przywraca możliwość ewidencjonowania sprzedaży. Po takiej wymianie obowiązkowy przegląd techniczny kasy powinien być wykonany nie później niż w ciągu 2 lat od dnia wymiany modułu.
Wymiana modułu fiskalnego następuje najczęściej z dwóch powodów:
- zapełnienie pamięci fiskalnej, czyli osiągnięcie maksymalnej liczby zapisów raportów dobowych,
- uszkodzenie lub błąd modułu, który uniemożliwia dalsze korzystanie z kasy.
Po wymianie modułu pamięci fiskalnej urządzenie należy ponownie zgłosić do fiskalizacji w urzędzie skarbowym. Czynność ta może być wykonywana wyłącznie przez autoryzowany serwis.
Przegląd kasy fiskalnej a zawieszenie działalności
Zawieszenie działalności gospodarczej wiąże się z określonymi skutkami podatkowymi i ewidencyjnymi, ale również z obowiązkami związanymi z kasą fiskalną. Wielu przedsiębiorców nie ma pewności, czy w czasie zawieszenia działalności nadal muszą dbać o regularne przeglądy techniczne urządzeń rejestrujących sprzedaż.
Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych i stanowiskiem Ministerstwa Finansów, obowiązek przeglądu technicznego kasy fiskalnej istnieje tylko wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi ewidencję sprzedaży za jej pomocą. Oznacza to, że:
- jeśli działalność jest zawieszona, a kasa fiskalna nie jest używana, to przegląd nie musi być wykonywany w tym okresie;
- jeżeli mimo zawieszenia działalności kasa była wykorzystywana do ewidencjonowania np. sprzedaży okazjonalnej, obowiązek przeglądu nadal obowiązuje w terminie 2-letnim.
Przegląd kasy fiskalnej – o czym należy pamiętać?
Przegląd kasy fiskalnej to formalność, ale o dużym ciężarze prawnym. Co dwa lata (lub po wymianie modułu) trzeba udowodnić, że urządzenie jest sprawne i zgodne z wymaganiami fiskusa. Zaniedbanie tematu może kosztować więcej niż sam serwis – utrata prawa do ulgi i grzywna potrafią zaboleć mały biznes. Warto więc kontrolować terminy, korzystać z uprawnionych serwisów i pamiętać, że wymiana modułu fiskalnego nie zwalnia z przeglądu – ona tylko rozpoczyna odliczanie od nowa.