Końcówka 2024 r. przyniosła istotne zmiany w prawie: rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902) rozszerza listę podmiotów zobowiązanych do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Dla firm handlujących lub świadczących usługi objęte nowymi przepisami brak kasy fiskalnej po wskazanych terminach oznacza ryzyko kar skarbowych i utratę prawa do zwolnień VAT. Rok 2025 to początek trzyletniego procesu, który obejmie kolejne branże obowiązkiem korzystania z kas fiskalnych. Już teraz warto zweryfikować działalność pod kątem nowych regulacji, aby uniknąć pośpiechu i sankcji. Inwestycja w odpowiednie urządzenia — od kompaktowych kas fiskalnych online po wyspecjalizowane drukarki fiskalne — pozwoli prowadzić sprzedaż zgodnie z prawem i zwiększyć zaufanie klientów.
Wdrożenie kasy fiskalnej przed ustawowym terminem to nie tylko obowiązek, lecz także realna przewaga konkurencyjna. Przedsiębiorca, który odpowiednio wcześnie rozpocznie pracę na urządzeniu online, zyskuje czas na spokojne przeszkolenie zespołu, konfigurację połączenia z CRK oraz integrację kasy z systemem magazynowo-sprzedażowym. W praktyce oznacza to mniej błędów w pierwszych miesiącach, gdy nowe przepisy zaczną być masowo egzekwowane. Nie zapominajmy o aspektach wizerunkowych. Paragon z nazwą firmy, NIP-em i dokładnym opisem produktu buduje zaufanie klientów i ułatwia późniejsze reklamacje, co szczególnie docenią nabywcy towarów objętych gwarancją. Ponadto kasa fiskalna online automatycznie archiwizuje kopie, więc przedsiębiorca nie musi już przechowywać rolek papieru przez pięć lat – dane są bezpiecznie przesyłane do CRK.
Obowiązek kasy fiskalnej – nowe grupy towarów
1. Od 1 lipca 2025 roku
- wyroby do palenia lub inhalacji (CN 2404, 8543 40 00) – m.in. wkłady do e-papierosów, podgrzewacze tytoniu,
- alkohole techniczne powyżej 50 % obj. – rozcieńczalniki, płyny odkażające, odmrażacze,
- paliwa stałe – węgiel, brykiety, koks przeznaczone do celów opałowych.
Sprzedaż tych produktów musi być rejestrowana na kasie lub drukarce fiskalnej. W związku z tym, przykładowo właściciele hurtowni i składów opału powinni już dziś zamówić odpowiednie kasy fiskalne online, które automatycznie wysyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
2. Od 1 kwietnia 2026 roku
- usługi parkingowe,
- automaty biletowe (z wyjątkiem wybranych przewozów miejskich PKWiU ex 49.31.2 i 49.39.1).
Operatorzy parkingów powinni sprawdzić, czy ich obecne urządzenia spełniają wymagania fiskalne. Często wystarczy wymiana modułu drukującego na drukarki fiskalne dostosowane do pracy w automatach.
3. Od 1 kwietnia 2027 roku
- automaty vendingowe – trzeci etap zmian zamyka lukę w przepisach dla automatów vendingowych (w tym parkomaty). Wyłączone będą wyłącznie urządzenia całkowicie mechaniczne, zasilane bilonem bez prądu. Oznacza to, że większość nowoczesnych maszyn z czytnikami kart i modułami online będzie musiała posiadać kasę lub drukarkę fiskalną.
Korzystanie z kasy fiskalnej – jak się przygotować?
Już teraz sprawdź, czy dotkną Cię zmiany w prawie i jak przygotować się do korzystania z kasy fiskalnej.
- Analiza asortymentu i usług – sprawdź, czy sprzedajesz towary lub usługi z nowych grup CN/PKWiU.
- Dobór urządzenia – jeśli prowadzisz sprzedaż mobilną, wybierz lekkie kasy z LTE; dla stacjonarnych punktów lepszy może być zestaw POS + drukarka fiskalna.
- Szkolenie personelu – błędy użytkownika (np. niewydanie paragonu) nadal obciążają przedsiębiorcę, zadbaj więc o to, aby każdy pracownik firmy posiadał wiedzę dotyczącą korzystania z nowego sprzętu.
- Serwis i aktualizacje – pamiętaj o obowiązkowych przeglądach co 2 lata i archiwizacji danych w CRK.